今回紹介する事例は学校法人がクライアント。Microsoft Office Accessで大学の予算財務システムを構築していた。長く使ってきており、使い勝手は良いものの、OSのバージョンアップや周辺環境の変化に対応しきれなくなってきていた。株式会社ネオテックスは、学校法人向け会計システムの開発経験があったこともあり、大学側からの問い合わせで案件に携わることとなった。

大学側からは、操作性を変えずにリプレイスするという現行踏襲に加えて、新機能追加の要望があった。同社では、過去パッケージを活用した開発とフルスクラッチでの開発の両方の経験があり、フルスクラッチのWebシステムを選択することとなった。理由は、今後長く使っていくであろうシステムのため、幅広く要望に応えられるよう、パッケージベースではなくフルスクラッチを選択した。また複数キャンパスを持ち、付属の中学校、高校もあることから、どの拠点でも使えるようにとWebを選択。開発時の要望だけでなく、大学側の発展に合わせて成長できるようなシステム構築を提案した。

現行踏襲は、新規開発よりも難しい場合がある。特に長く使われているシステムでは、途中でいろいろな手が加わり、ブラックボックス化しているケースも少なくない。ユーザーは中身は関係なく、見た目や使い勝手に慣れているため、現行踏襲を希望するケースを多い。今回は現行踏襲ということで既存システムを調査し、要件定義を進めたが、再現が難しい機能やUI/UXの再現が難しい箇所が出てきた。そこで実際のユーザーである経理課の業務フローを再度精査し、簡易的な画面付きの資料も作成。ユーザーに操作性は変わるものの、手間や手順を変えずに利用できる旨を説明してきた。ユーザーからも代替案をいただきながら、納得いただけるものを作り上げていった。さらに新機能の仕様についてもいくつか提案を行い、業務フローに最適なシステムを構築していった。ユーザーとしっかりとコミュニケーションをとりながら進めることで、一緒に開発を進めるという認識をもってもらうことができた。
1年半と長い開発期間のなかで、フェーズを切り分けたことも成功の大きな要因だった。2段階でリリースすることでスコープをしっかり定めることができる。またユーザー向けマニュアルも画像付きできれいに作成。実際のシステムを映しながら、説明会も開催した。そうした細かい対応を行うことで、システムが切り替わった後もスムーズに活用できたという。

2010年4月にリリースした後も、細かい改修や保守を現在まで続けている。ユーザーからの信頼度も高い。現在は現環境や言語のマイグレーション作業を行っている。古くなったバーションから新しいバージョンに切り替えることで、脆弱性や拡張性の不安を解消する。ユーザーの業務をしっかりと理解し、最適な提案、システム構築を行うことが長期に渡る保守契約やマイグレーション、追加対応などを生んでいる。ユーザーから見れば、高額な費用をかけ作ったものは100年でも200年でも使いたいのが本音。同社では、より最適なコストのかけ方で、コストを最小限に抑えた提案を行っているという。