製薬メーカーの営業部門で使用されていたシステムの再構築が、今回のプロジェクトのテーマだった。背景にあったのは、老朽化したアプリケーションサーバーによるパフォーマンスの低下と、機能追加を繰り返した結果としてシステム全体が肥大化し、改修作業のたびに影響範囲の調査やテスト工数が膨らんでしまうことが課題だった。
さらに、同メーカーの関連会社2社がそれぞれ独自機能を追加して運用していたため、非効率な状況にも拍車がかかっていた。そこで今回は、関連会社を含めたシステムの統合・共通化を図り、今後の改修作業を効率的に進められる体制を整えることが大きな目標となった。

システム自体は、製薬メーカーのMR（医薬情報担当者）が必要事項を入力し、病院の医師や患者に提出する各種書類を作成するためのものだ。たとえば、医師に講演会での講演を依頼する際には、院長宛・医師本人宛の依頼文書、講演謝礼支払い用の口座記入用紙、マイナンバー提供依頼書など、場面に応じたさまざまな書類が必要となる。これらの書類はすべてPDFで出力される仕組みだが、原則として1ページ内に収める必要があり、従来は出力後に文章を削ったり、フォントサイズを小さくするなどの調整作業が手間となっていた。
そこで新システムでは、出力時にフォントサイズや行間を自動調整する機能を追加。これにより、ユーザーは文字数やレイアウトを気にすることなく、スムーズにPDFを作成できるようになった。現場からは「出力作業の手間が大幅に削減できた」と高く評価されているという。
システム全体の統合・刷新によって、今後の機能追加や改修も格段に効率化される見込みだ。今回の取り組みは、営業活動の質を高めると同時に、業務全体のスマート化へとつながる一歩となった。