今回の事例は、ある学校法人がクライアント。長年にわたりMicrosoft Office Accessで運用してきた大学の予算財務システムが、OSや周辺環境の変化に対応しきれなくなったことを受け、リプレイスが検討された。
相談を受けたのは、学校法人向け会計システムの開発実績を持つ株式会社ネオテックス。大学からの問い合わせをきっかけに、同社がプロジェクトに参画した。

クライアントからの要望は、操作性を極力変えない現行踏襲に加えて、いくつかの新機能も盛り込みたいというもの。ネオテックスでは、これまでパッケージをベースにした開発とフルスクラッチの両方を経験してきたが、今回はWebベースのフルスクラッチ開発を選択。その理由は、今後長く使われるシステムであること、また付属の中学・高校や複数のキャンパスでも利用できる柔軟性が求められたためだ。
将来的な成長や拡張を見据え、開発時点だけでなく大学の進化にも対応できるシステムづくりを目指した。

現行踏襲の開発は、一見シンプルに思えるが、実は新規開発よりも難しいケースも少なくない。特に長年使われてきたシステムは、途中で複数の修正が加えられ、全体の仕様がブラックボックス化していることもある。
ユーザーは中身よりも「慣れた操作感」を重視するため、今回もまずは既存システムを綿密に調査しながら要件定義を進めた。しかし、すべてを再現するのは難しく、一部ではUI/UXを変更せざるを得ない部分も出てきた。
そこでネオテックスは、実際の利用部門である経理課の業務フローを丁寧に洗い出し、簡易画面を使った説明資料を作成。ユーザーにとって操作方法は変わっても、作業手順そのものは変わらないことを説明し、納得を得ながら進めていった。
また、新機能についても業務フローを見直したうえで、複数の提案を実施。現場に最適化されたシステムを構築することができた。こうした過程を通じて、ユーザーからは「一緒に開発している」という意識を持ってもらえるようになったという。
開発期間は約1年半に及んだが、リリースは2段階に分けて実施。その結果、スコープを明確に定めた開発が可能となり、スムーズに進行。ユーザー向けのマニュアルも画像付きで丁寧に整備し、実機を使った説明会も実施するなど、導入後の混乱を最小限に抑えた。

システムは2010年4月にリリースされ、現在も細かな改修や保守が続けられている。ユーザーからの信頼も厚く、現在は最新環境へのマイグレーションにも取り組んでいる。これにより、セキュリティや拡張性の課題も解消されていく予定だ。
ユーザーの業務を深く理解し、それに応じた最適な提案を行う姿勢が、長期にわたる信頼関係と継続的な保守契約、さらには追加開発にもつながっている。
大学側にとって、コストをかけて構築したシステムは、100年でも200年でも、できる限り長く使いたいのが本音。同社では、そうしたニーズに応え、必要最小限のコストで最大の成果が得られるような提案を今後も続けていく考えだ。