イヤホンガイドは、演劇会場などで観劇しながら作品の説明をイヤホンで聞くことができるサービス。歌舞伎などでは利用が多いのだが、イヤホンと受信機の貸出は開場から開演までの短い時間で行われることから、貸出の列が解消されないまま開演時間を迎えることも度々起こっていた。この原因として挙げられていたのは、決済が現金のみであることと、貸出場所が数カ所に限られていること。希望者からデポジットと貸出料を受け取り、受信機をお渡しする方法だった。時間がないなかでは、人的ミスも頻発しており、非常に効率の悪い状態が続いていたという。今回のクライアントは、この貸出業務をシステム化し、現場での処理を効率化することを課題と捉えており、より多くの観客にイヤホンガイドを利用していただき、歌舞伎ファンをもっと増やしたいと考えていた。

まず、あらかじめ受信機を登録することから始めた。どの受信機が貸出状態にあるのか、返却されたのかなどを瞬時に確認できるようにすることが狙い。次に、貸出の管理ためにタブレットを導入。登録済みの受信機をタブレット上で管理しながら貸し出すことが可能になり、現場での混乱を解消した。また、タブレットを複数台使用することで、場所を問わずに対応できるようにした。

決済の改善については、プリペイドカードを導入した。プリペイドカードはFeliCaの仕組みを利用。Suicaからもチャージが可能なため使い勝手が良い。キャッシュレスであることに加え、貸し出し先の記録も残る。効率が非常に良くなった。

受信機の貸出管理をシステム化することで、日々の貸出数、デポジット、貸出料を会計システムと連携できるようになった。歌舞伎は午前、午後、夜の3回公演も珍しくなく、公演ごとの売上げ管理が難しかったが、システム導入後はそれも可能になった。株式会社ジョイワークスでは、クライアントの希望には高い次元で応えることができたのではないかと考えているという。