株式会社ビジネス・インフォメーション・テクノロジーが手がけたのは、介護施設への食品提供を支える新たなシステムの構築。クライアントである食品製造業は、主に介護老人ホーム向けのレトルト食品を提供しており、受発注から在庫管理、売上管理に至るまで、業務の効率化を図るために新システムを導入した。
このシステムは、フロント側がECサイトとして機能し、管理側は受発注システムを彷彿とさせる設計となっている。導入前、業務は電話での注文受付とエクセルによる入力管理に頼り、受発注から請求管理に至るまで紙の伝票で行われていた。しかし、近年では受注量が急増し、手作業では限界を迎えていた。そこで、業務の効率化を目的にシステム化に踏み切った。
この一連のシステムは、以前から他社のシステムを使用していたが、同社がその保守を引き継ぎ、改修を重ねた結果、今回の新規システム構築を担当することとなった。システムの改修にあたり、クライアントと密にヒアリングを行い、課題を洗い出し、明確な方向性を見出した。

介護施設からの注文は非常に多岐に渡るため、ECサイトを通じた注文入力は複雑だ。例えば、ある老人ホームでは、朝食、昼食、夕食をそれぞれ10名分発注するが、昼食には2名が外食希望、アレルギーや食の好みに応じた個別メニュー変更が必要となる。こうした細かな注文内容をどのように管理するかが、システムの要となる。
新しいシステムでは、毎日の食事ごとに変化する注文内容を月ごとに締めて請求する仕組みを取り入れた。注文後には在庫状況が即座に確認できるようになり、出荷指示もシステムから自動で行われる。さらに、配送のステータスも追跡可能となり、特別な注文についてはメールでフォローする機能も搭載した。

当初、クライアントは受発注、在庫管理、売上管理を一つの包括的なシステムでまとめることを希望していた。しかし、既存のシステムを改修するリスクを避けるため、別々の業務システムをリレーショナルに運用し、段階的に改修を行う提案をした。これにより、業務の中断を最小限に抑えながら、システムの改良が可能となった。クライアントが納得するまでの過程は決して簡単ではなかったが、最終的には効果的な解決策を見つけることができた。
デザイン面での課題もあった。フロントのUIには入力項目が多く、画面サイズを小さくすることができない。特に、発注を担当するエンドユーザーは比較的年齢層が高いため、文字サイズを小さくすることは避けなければならなかった。また、食品という商品の特性上、ビジュアルイメージを重視し、文字よりも画像を多く使用するよう求められた。このような要望を反映させつつ、ユーザーにとって使いやすいUI設計を実現した。
今回のプロジェクトは、今後ますます需要が高まるであろう高齢者向け施設への給食提供システムの構築の一環であり、株式会社ビジネス・インフォメーション・テクノロジーでは、今回の経験を今後の業務に活かしていくと考えている。高齢化社会において、介護施設向けの効率的なシステム提供は、ますます重要なテーマとなるだろう。