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今回のクライアントは、食品製造業。介護施設への食品提供システムだ。主に、介護老人ホームなどの施設向けのレトルト食品を製造している。毎日の受発注から、在庫管理、売上管理まで、トータルのシステム構築を要望していた。フロント側はECサイトとして機能し、管理側からは受発注システムのようなイメージだ。
システム導入の目的は業務の効率化。システム導入以前は、電話で注文を受けて、エクセルで入力管理していた。受発注管理から請求管理まで紙の伝票でやり取りしていたが、近年受注量が10数倍に増え、システム化に踏み切ることにしたものだ。
この一連のシステムは、すでに他社のシステムが導入されていたシステムの保守を、株式会社ビジネス・インフォメーション・テクノロジーが途中から引き継いでいたが、この既存システムの一部改修を経て、今回の新規システム構築を受注することとなった。課題を明確にするため、改めてクライアントのヒヤリングから行ったという。

こういった施設の注文内容は多岐に渡るため、エンドユーザーがECサイトから注文する際、とても複雑な内容になる。例えばある老人ホームでは、その日10名の食事が必要だとすると、朝食、昼食、夕食用にそれぞれ10名分を発注する。その際、昼に外食を希望する方が2名いれば昼食を8名分に減らし、アレルギーや食の好みに応じて個別にメニューを変え、さらに量をそれぞれ調整したりと、様々な要望が日々の食事ごとに発生する。
今回のシステムでは、毎日の食事毎に変化する発注内容を月次で締め、請求する。注文を入力したエンドユーザーへは、注文後に在庫状況を確認画面で表示。出荷指示もシステムから自動的に行う。さらに、出荷から配送までを、ステータスごとに確認することができるシステムになっている。さらに、特別な注文のやり取りは、メールでフォローする機能を用意した。

当初、クライアントは受発注、在庫管理、売上管理の業務を包括的にまとめるシステムを要望した。他社から引き継いだ既存のシステムも包括的なシステムだった。しかし、すでにある包括的なシステムを改修するにはリスクもある。すでに運用を行っているシステムの改修になるため、作業のために業務を一時中断することになる。受発注は日々発生するためこれはできなかった。また包括的なシステムの場合、一部に修正を加えるとすべてに影響が出てしまう恐れもあり、余計な工数が掛かってしまう。そこで、それぞれに独立した業務システムをリレーショナルに運用することで、段階的に改修を行い、新規スクラッチとは分けて開発することを提案した。クライアントが納得するまでは大変だったという。
また、デザイン面での苦労もあった。フロントのUIは入力項目が多く、一画面にすると文字が小さくなってしまう。発注するエンドユーザーは比較的年齢が高めのため、文字が小さいのでは問題がある。また、扱う商品が食品ということもあり、ビジュアルイメージを優先し、文字よりも画像を多く使いたいという要望もあった。このあたりは、とても工夫が必要だったという。
高齢化社会を迎え、高齢者向け施設における給食案件は増えていくだろう。同社では、今回の経験を活かして、今後の業務につなげたいと考えている。