今回紹介するのは、大手物流企業の総務部で活用されていた業務効率化ツールのリプレイス事例。長年、Microsoft Office Access 2003で作られた社内ツールを利用していたが、Windowsのアップデートにより動作保証が難しくなり、リプレイスが必要となった。
このAccessツールは、かつて社内のIT担当者が独自に作ったもので、文書化もされておらず、すでに開発者も退職。内部構造が完全にブラックボックス化していた。そのため、外部の専門企業に依頼する判断が下された。
この案件を受けたのは、過去に同様のケースを多数手がけてきた株式会社ネオテックス。ブラックボックス化したAccessツールの解析を起点に、再構築のプロジェクトが始まった。

このプロジェクトの特徴は、資料やドキュメントはなく、システムの仕様を理解している人が誰もいない状況だったこと。現場のユーザーもITに明るいわけではなく、ヒアリング自体も簡単ではなかった。
そこで、まずはAccessシステムの中身を徹底的に解析。同時にユーザーの業務フローを確認し、システムの役割と実運用を把握していった。1か月ほどかけて、再構築に向けた準備を丁寧に進めていった。
また、データは当時の基幹システムからフロッピーディスクを経由して取り込まれていた。現在では使用困難なフロッピーディスクを排除し、データを直接取り込める仕組みへと変更。この点も業務の利便性を大きく改善した。
準備が整ってからは、比較的スムーズに開発が進行。WindowsはXPから7へ、Officeは2003から2010へとバージョンアップされ、無事にマイグレーションを完了した。
その後の評価も上々で、2019年にはWindows 10およびOffice 2016へのアップグレード依頼も受けるなど、継続的な関係が築かれている。

今回のような社内向けツールの開発では、「費用対効果」を問われるケースが多い。特に総務部門など売上に直結しない部門では、システム投資に慎重な姿勢を取ることも少なくない。
限られた予算の中で、いかに業務を支え、長く使えるシステムを実現するかが鍵となる。ネオテックスでは、無理に新システムを一から開発するのではなく、既存の仕組みを活かしつつ最低限の工数で対応可能なマイグレーションを提案。必要な機能をしっかりと残しながら、将来的な拡張性も意識した開発を行った。
こうした提案力と実行力が、ユーザーの課題解決につながり、長期的な信頼関係の構築にも貢献している。